İletişim çağı her geçen gün gelişiyor ve büyüyor. Eskiden sadece mektup varken, bugün sms, mail, görüntülü konuşma vb. onlarca şekli ile insanlar birbirleri ile iletişim kurabiliyor. Bu gelişmelerle birlikte özellikle e-mail; iş yükünü azaltması, iletişimi daha basit ve kullanışlı hale getirmesi, zaman kazanmak, iş akışlarına yardımcı olması ve sayabileceğimiz birçok faydası ile hemen hemen tüm insanların kullandığı bir iletişim aracı olmuştur. Birçok kurum, kuruluş, firmada işi gereği bir mail adresi kullanmaktadır. Bunlardan en sık rastladığımız firmaların kullandığı info@ ile başlayan mail uzantılarıdır. Bu uzantılar, firmalar ile telefon dışında, daha hızlı iletişim kurabilmek, soru, öneri, dilek, iş başvurusu, randevu talebi gibi birçok amaca hizmet etmek için kullanılmaktadır.
Lakin birde geri dönüş yapılsa!
İşim gereği birçok firmanın info@ ile başlayan adreslerine mail göndermekteydim. Lakin geri dönüş oranları hiçte iç açıcı değil. Gönderdiğim on mailden dokuzuna geri dönüş yapılmıyor. Firmalar olumlu veya olumsuz olsun gönderdiğimiz maillere cevap yazmıyor. Bu sadece benim için değil, diğer sektörlerde ki herkes için geçerli bir durum.Türkiye’de tam kurumsallık yok denecek kadar az. Aynı mailleri Avrupa ve Amerika menşeli firmalara gönderdiğinizde on mailliden sekizine geri bildirim yapılıyor. Bu mailler özellikle işi Satınalma ile ilgili olan kişilere daha çok gönderiliyor. Kurumların Satınalma bölümünde bulunan kişilerin, kendilerine gönderilen maillere olumlu veya olumsuz olarak geri bildirim yapması, hem kurumsallığın, hemde kendisine mail gönderen kişinin mesleğine duyacağı saygının bir göstergesidir. Tarafınıza gönderilen bir maile geri bildirim yapmak ne kadar zor olabilir ki? Kendi işimize gösterdiğimiz saygıyı diğer insanlara da göstermemiz şart.
Konu ile ilgili bazı tecrübelerimi paylaşmam gerekirse. Bir firmadan randevu talep ettiğim sorumlu veya müdür statüsünde ki kişilere defaatle mail atmama rağmen, olumlu veya olumsuz dönüş alamadığım halde, aynı firmanın genel müdür veya genel müdür yardımcısı düzeyinde ki kişilere aynı maili gönderdiğimde, olumlu veya olumsuz dönüş alma oranım çok daha yüksek oluyor. Maili cevap yazan genel müdür veya genel müdür yardımcısı, mail bilgi kısmına daha önce devamlı mail attığım sorumlu veya müdür düzeyinde ki kişileri de ekleyerek;”Merhaba lütfen cc de bulunan kişiler ile irtibata geçiniz. Kendileri size yardımcı olacaktır” diye mailime cevap alıyorum. İşin tuhaf tarafı defaatle mail attığım ve cevap alamadığım sorumlu veya müdür statüsünde ki o yetkililer, genel müdürleri veya genel müdür yardımcıları olaya el atınca, bana olumlu veya olumsuz geri dönüş yapıyorlar. Hatta randevu alıyorum ve görüşmeler yapıyorum. Eminim bu sadece benim değil, birçok insanın karşılaştığı bir durum olmalı.
İnsana saygı, işimize saygı.
